El Gerente de Proyectos no solamente debe tener conocimientos de su profesión, organización, administración, finanzas, mercadeo y planificación. También debe tener conocimiento de otras áreas, ya que va a dirigir personal. Es por ello que debe conocer: cómo se trabaja en equipo, cómo deben ser las reuniones de trabajo y cuáles son las reuniones que suelen manejarse, cómo ser líder, cómo realizar una comunicación efectiva, cómo negociar.
Asimismo, un Gerente de Proyectos debe tener una gran capacidad para el desarrollo personal, alguien que pueda crecer y hacer crecer a su personal. Por tal motivo es importante que tenga habilidades que favorezcan el desarrollo personal, entre las cuales podemos citar la inteligencia emocional, la empatía, la confianza, la proactividad, la asertividad y la motivación. Estas son habilidades que se aprenden y se desarrollan.
En este contexto, lograr el éxito de un proyecto, tiene mucho que ver con llevar a cabo una adecuada gestión de las expectativas de los involucrados, lo cual puede resultar difícil debido a que pueden tener objetivos e intereses distintos que podrían entrar en conflicto.
Para lograr este cometido, hay información de cómo se debe tratar con las personas en un contexto como el expuesto, siendo algunos de los temas importantes los relativos a liderar, comunicar, negociar, formar equipos y tratar conflictos. Estos temas están directamente relacionados con guiar y dirigir a las personas en los proyectos, por lo que el gerente de un proyecto debe conocerlo, ya que de ello puede depender el éxito del mismo.
El encargado del gerenciamiento de un proyecto tiene que tener muy presente durante el desarrollo del servicio, los siguientes rubros principale:
Diseñabilidad: la interpretación de las necesidades del propietario deben ser las correctas y las más adecuadas, las mismas que deberán estar descritas en forma gráfica y escrita en el Expediente Técnico, teniendo en cuenta básicamente tres aspectos en su concepción: satisfacción de las necesidades del propietario, economía para su ejecución y belleza arquitectónica. Para ello, deberá encontrarse el balance adecuado entre las dos últimas, de manera de lograr la satisfacción y expectativa del propietario.
Constructibilidad: Se deberá revisar, verificar y coordinar, para que se realice un diseño teniendo en cuenta los detalles constructivos, materiales, equipos y tecnología adecuada; incorporar estos aspectos al diseño permite obtener un equilibrio de economía de costos, entre lo que se va a construir y lo que realmente necesita el propietario.
Contractabilidad: Deberá tenerse presente que se realice una optimización económica de los aspectos contractuales para la contratación de los contratistas, previendo una fórmula que sea flexible en la cual el propietario tenga una adecuada participación.
Gerenciamiento: Se deberá realizar un gerenciamiento por servicios constructivos, verificando que se hayan introducido adecuadamente en el proyecto los conceptos de diseñabilidad, constructabilidad y contractabilidad.
Como se puede apreciar, tanto en los procesos en que puede organizarse la Gerencia de Proyectos, así como en los elementos básicos de un servicio que incluye el gerenciamiento de un proyecto y en los rubros principales que se deben tener en cuenta para su desarrollo, existe una relación entre el gerente del proyecto con su personal y el de las empresas involucradas en el proyecto.
Konosuke Matsushita dijo: "Para mí el empleado ideal es alguien que tenga una gran capacidad para el desarrollo personal, alguien que pueda crecer no sólo dentro del trabajo sino también junto con el mismo trabajo." Parafraseando al Sr. Matsushita, diríamos: El gerente ideal es alguien que tenga una gran capacidad para el desarrollo personal, alguien que pueda crecer y hacer crecer a su personal, no sólo dentro de su trabajo sino junto con el mismo trabajo.
Existen habilidades que básicamente favorecen al desarrollo personal, entre las que podemos citar a la inteligencia emocional, la empatía, la confianza, la proactividad, la asertividad y la motivación. Hay otras habilidades que nos permiten mejorar la interacción con las personas con las que trabajamos. Por ello es necesario saber trabajar en equipo, ser buenos líderes, realizar una comunicación efectiva y saber negociar.
La Inteligencia Emocional. Es común ver como algunas personas que han ocupado los primeros lugares en sus respectivas promociones de colegio, no rinden lo que se esperaba de ellos en sus centros de labores y tienen una vida mediocre en el ámbito profesional, familiar y social. Por otro lado, personas que no destacaron en el colegio, que no tenían un alto coeficiente de inteligencia, resulta que destacan en su trabajo ocupando lugares importantes en las empresas en que laboran.
Al respecto, en investigaciones relativas a este tema, se encontró que estas personas tenían una gran capacidad para actuar adecuadamente y enfrentaban situaciones adversas con resultados satisfactorios. Las respuestas de estas personas obedecían a un comportamiento en el que hacían notar un manejo de sus emociones: No daban respuestas impulsivas.
La capacidad de comunicación, la comprensión hacia los problemas ajenos, la participación afectiva y emocional en el entorno, la facilidad para lograr un buen rendimiento del trabajo en equipo y sintetizar a partir de experiencias de los demás, el saber preguntar y consultar, son cualidades que permiten a una persona, a pesar de no tener un elevado, pero si suficiente coeficiente de inteligencia, convertirse en un verdadero triunfador.Estas características conforman lo que ha venido a llamarse Inteligencia Emocional, que vienen a ser aptitudes que tienen en cuenta la relación entre las emociones y la razón; el dominio de los sentimientos y la capacidad de expresarlos; la autovaloración; el control de la salud y del entorno familiar y social; la disposición para el trabajo en equipo. Es necesario un equilibrio entre lo emocional y lo intelectual para el logro del éxito.
Debemos conocer cuáles son las emociones involucradas en un determinado proceso, reconocer los diferentes roles de los personajes involucrados en él, saber cuáles son los riesgos que existen y cuáles son las acciones que se deben realizar para evitar conflictos improductivos. Lograr el desarrollo de la Inteligencia Emocional, nos permitirá mejorar las relaciones con los demás, ya que podremos reconocer sus emociones logrando con ello un mejor manejo de las relaciones.
La empatía es la capacidad personal para establecer relaciones positivas, rápidas, auténticas y con gran facilidad poder colocarse en la situación del otro, sintonizando con sus sentimientos, de modo que es posible entender emocionalmente a la persona. Tener la cualidad de relacionarse, positiva y productivamente con otros.
Quien desarrolla su capacidad de empatía, puede no necesitar que los demás comuniquen verbalmente sus sentimientos; puede darse cuenta por el tono de voz, expresión del rostro, ademanes, postura corporal o mirada, su sentir y momento personal.
En una relación entre dos o más personas, hay un factor que es muy importante para que ésta funcione, la confianza. Sin ella es difícil mantener una buena relación ya que es la base para lograrlo. Una persona que genera confianza, es una persona en la que la gente cree y debe estar dispuesta a responder todas las consultas que se le hagan. Se debe tener en cuenta que la confianza tiene un componente personal: la confianza en sí mismo. Basado en ella, es posible asumir y enfrentarse a los retos con la certeza de poder cumplirlos.
La Proactividad.
Cuando una persona contribuye y se adelanta para mejorar los resultados con su esfuerzo, su trabajo, sus actitudes, su escala de valores, su actuar, se dice que es una persona proactiva. Si hay algo que diferencia a la persona proactiva es que decide sobre su propia vida, elige en vez de sentirse obligado, determina su comportamiento y no deja que los demás o las circunstancias lo determinen, no busca culpables ni se justifica, asume su propia responsabilidad y toma la iniciativa para enfrentar y solucionar dificultades.
El ser humano posee un espacio para decidir, un espacio de libertad porque es el único ser vivo que tiene cuatro características fundamentales: autoconciencia, imaginación creativa, conciencia moral y voluntad independiente. Son estas características las que hacen que la persona pueda determinar sus propios actos y pueda responsabilizarse por sí mismo.
Un aspecto nada trivial es el de nuestro mundo afectivo y emocional. La proactividad no sólo reconoce los sentimientos sino que los canaliza de manera apropiada para lograr los objetivos trazados. La persona proactiva se mueve de manera fundamental por valores, no por sentimientos, tampoco por personas y menos aún por circunstancias.
La persona proactiva presenta una característica esencial: Se preocupa de contribuir para que los resultados sean cada vez mejores, no sólo en una de las áreas de su vida sino en todas, contribuyendo en todo momento, en cualquier circunstancia y con todas las personas.
La asertividad.
Se conoce como asertividad a la habilidad para expresar nuestros pensamientos, sentimientos, emociones, ideas, opiniones o creencias a otros, de una manera efectiva y cómoda que no altere ni afecte nuestra relación. Es la capacidad de ser oportunos en nuestras expresiones.Sin embargo no es fácil llegar a ser asertivo; estudios sobre el tema señalan que la evidencia muestra que no existe una correspondencia entre el conocimiento de lo que se debe hacer y lo que realmente se hace en una situación que requiere de asertividad.
Como cita Aristóteles en Ética a Nicómaco: "Cualquiera puede ponerse furioso, eso es fácil, pero estar furioso con la persona correcta, en el momento correcto, por el motivo correcto y de la forma correcta... eso no es fácil" (Año 2001, Libro Octavo); frase que sigue teniendo vigencia y es actualmente utilizada para enfocar el tema de asertividad, siendo muy útil en la resolución de conflictos sociales.
Es importante notar que la conducta asertiva en comparación con la conducta agresiva, es percibida positivamente, se logran las metas propuestas y favorece la relación interpersonal a largo plazo. La conducta agresiva puede alcanzar logros inmediatos, pero la mayoría de las veces provoca una mala comunicación, comportamientos defensivos y agresivos.
La motivación.
La motivación es considerada como el motor para la acción. Se caracteriza por poner a la persona en predisposición para actuar, hacer algo. La motivación es un estado que provee energía al organismo para realizar una acción y se logre alcanzar la meta trazada. Cuando una persona desea obtener algo y está realmente motivado, se prepara para actuar y llevar a cabo lo necesario para lograrlo.Podemos delimitar dos grandes campos, de acuerdo a como estén centradas las metas: Cuando la persona presenta un mayor interés en adquirir conocimientos y desarrollar los que tiene (motivación intrínseca); y, cuando el interés está centrado en los halagos que se obtienen como resultado del aprendizaje (motivación extrínseca). Es decir, estar centrado en aprender o estar centrado en los resultados. De las dos, la más importante es la motivación intrínseca.
En la motivación intrínseca hay tres componentes básicos:
i) La autodeterminación, que viene a ser la sensación personal de ser uno mismo el responsable de sus acciones; las personas que desarrollan mayor autonomía y control son más optimistas, eficaces y se divierten más en sus tareas;
ii) El sentimiento de competencia, que es la idea que se tiene de su propia habilidad o competencia para aprender y realizar una tarea;
iii) La sensación de satisfacción, que es la consecuencia de realizar una determinada acción por sí mismo, en la que uno aprende y a la vez se siente competente.
El hombre participa en actividades con otras personas o grupos de personas, siendo su primera participación con su grupo familiar, para luego conformar otros grupos para jugar, aprender, trabajar; desde su nacimiento se encuentra integrado a un sistema de coexistencia, bien sea por lazos familiares, culturales, religiosos, sociales, políticos u otros.
Sin embargo, es muy común confundir a un grupo con un equipo, por lo que es necesario hacer notar la diferencia entre ambos: un grupo es un conjunto de personas que tienen características comunes y se reúnen para interactuar entre ellas; mientras que un equipo es un grupo en el cual las personas tienen habilidades complementarias, están comprometidas con un objetivo en común, con metas claramente definidas y con una forma de trabajar y accionar por la cual se sienten responsables.
Algo importante de un equipo es la sinergia, es decir que el logro del equipo es mayor que la suma del logro de los esfuerzos individuales ya que se valoran las diferencias y se aprecia la diversidad. Asimismo, es necesario que existan normas, que vienen a ser el conjunto de reglas de conducta acordadas inicialmente por los miembros, para la conducción de las reuniones de trabajo, de tal manera de lograr eficiencia y eficacia.
Es bueno reconocer que dentro de un equipo existen cinco roles comunes que se dan entre los miembros: Activo, Energizador, Imaginativo, Organizador y Útil. Asimismo, existen una serie de elementos que ayudan a que un equipo sea efectivo, entre los que podemos citar: Claridad en las metas, Plan de mejoramiento, Procedimientos bien definidos, Comunicación clara, Participación equilibrada, Reglas establecidas y Conciencia del proceso del equipo.
Cuando se pregunta a las personas que entienden por líder, fluyen muchas respuestas tales como, persona simpática, carismática, comprometida, confiable, arriesgada, sociable, creíble, segura, con conocimiento de un determinado tema, y otros adjetivos más. Podríamos definir al líder como "aquella persona a quien seguiríamos a un lugar al que no iríamos solos". Definición que muestra la importancia de la confianza y la credibilidad en el líder: confío y creo en él.
Las relaciones de confianza se construyen con un comportamiento ético, con el cual se logra influir en los demás e inspirar el deseo de ser seguido. Es por ello que el líder debe estar centrado en principios, esforzándose por mantener y cumplir sus compromisos. Las personas admiran y tienden a seguir a quienes muestran integridad y son capaces de mantenerse fieles a sus valores y principios fundamentales.
Los principios son verdades naturales que existen y no necesitan ser reconocidos por los seres humanos para que quede demostrada su validez o su existencia. La honradez, la equidad, la libertad, el honor, la lealtad, la responsabilidad y la dignidad son ejemplos de principios. Las personas asumen algunos de estos principios para basar su comportamiento, entonces, estos principios se convierten en valores, con significado para esa persona, nutriéndose constantemente de ellos para convertirlos finalmente en sus valores personales.
Hay un dicho que se ha popularizado en los últimos tiempos: "Los lideres no nacen, se hacen". Es algo que se debe tener muy presente, ya que depende de una decisión personal.
La comunicación involucra básicamente intercambio de información y comprensión entre dos personas. Es en dos direcciones, siendo el emisor el responsable por hacer que la información sea clara, sin ambigüedad, concisa y completa, de modo tal que el receptor pueda recibirla correctamente. El receptor es el responsable de asegurar que la información sea recibida completa y se entienda correctamente.
Sin importar el medio que se emplee para la comunicación, existen ocho pasos para comunicarse: desarrollo de una idea por el emisor; codificación del mensaje en símbolos adecuados para la transmisión; transmisión a través de ciertos canales; recepción del mensaje; descifrado, poniendo el mensaje entendible; aceptación parcial, total, o rechazo del mensaje; uso que el receptor le dé a la información; y retroalimentación, que completa el circuito de la comunicación.
Hay que tener en cuenta que existen interferencias capaces de limitar la comprensión de los mensajes actuando como barreras que pueden anular, filtrar y excluir una parte de la comunicación, o incluso, darle un significado incorrecto. Estas barreras pueden ser: Personales, que son interferencias provenientes de las emociones, valores y malos hábitos de escuchar; Físicas, que son interferencias que están presentes en el ambiente donde se realiza la comunicación; y Semánticas, que surgen por las limitaciones de los símbolos a través de los cuales nos comunicamos.
La negociación es el proceso de llegar a un acuerdo con los involucrados de un proyecto con relación a aspectos inherentes a él. Es un proceso persuasivo y una de las habilidades necesarias para el logro del éxito de un proyecto.
Los gerentes de proyectos realizan negociaciones con los clientes, contratistas, proveedores, otros gerentes, profesionales y miembros del equipo, acerca de temas tales como las necesidades del cliente, el diseño, el presupuesto, la ejecución, las responsabilidades de cada uno u otros temas técnicos, administrativos o de gestión.
En un proceso de negociación es importante identificar los objetivos, para ello debe contarse con una estrategia enfocada en los intereses de las partes, abordando los problemas difíciles y tratando de obtener planteamientos que generen un beneficio mutuo. Asimismo, uno debe prepararse para la negociación y aprender de cada negociación realizada; es necesario desarrollar habilidades para el manejo de los aspectos culturales, tales como las creencias, la religión, el lenguaje, la educación o la política, ya que estos influyen en la estrategia de la negociación.
En una negociación para la satisfacción mutua, es decir en el estilo de resolución conjunta de problemas, debemos: exponer con moderación y admitir que es posible estar equivocado; tratar de ver el problema desde el punto de vista de la otra parte, escuchando con empatía y evitando términos absolutos en las respuestas; y, armonizar o reconciliar necesidades.
En un proceso de negociación se deben evitar los conflictos, entendiéndose a estos como la contraposición de intereses que llevan a acciones perjudiciales para cada una de las partes y que ponen en peligro los intereses individuales.